8 وظایف منشی و دانش و مهارت مورد نیاز

شرح
 1. نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی
2. تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
3. دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
4. پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
5. پاسخگویی به تلفن ها
6. کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
7. تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها
8. کار با برنامه های کامپیوتری مانند ( Excel، Word ،  Access ) و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت

دانش و مهارت مورد نیاز منشی

- مهارت های نوشتاری و گفتاری خوب : به دلیل ارتباط کاری زیاد با کارکنان شرکت (سازمان) و مخصوصا مدیریت ارشد
- مهارت سازماندهی و مدیریت زمان : به دلیل مسئولت تنظیم زمان جلسات مدیریت و برقراری هماهنگی بین مدیران و مسئولین بخش های مختلف و …
- مهارت در تایپ، کار با برنامه های مورد نیاز کامپیوتری
- آشنایی با دستور زبان و نحوه نامه نگاری : زیرا در خیلی از شرکت ها نامه های اداری توسط منشی تایپ می شود.
- دقت و توجه به جزئیات
- توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
- توانایی کار تیمی : زیرا مسئول دفتر یا منشی در بسیاری از شرکت ها بیشترین ارتباط را با سایر افراد داخل یا خارج از شرکت بر عهده دارد و لازم است بتواند با آنها تعامل مثبت و سازنده ای داشته باشد.
- رازداری : زیرا منشی نزدیکترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگی های مهم او برای مدیریت به حساب می آید.
 
صفات لازم برای منشی
 
1. توانایی و دانایی
2. سعی در یادگیری کارها
3. پیگیری دستورات مدیر عامل
4. توجه به نظرات دیگران در مورد خود
5. نرمی در سخن گفتن
6. صبر و تحمل داشتن
7. مسولیت پذیر و متعهد بودن
8. روابط عمومی بالا و اجتماعی
9. داشتن حافظه قوی
10. وضع ظاهری مناسب
11. اعتماد به نفس بالا داشتن
 
منشی حرفه ای کیست؟

منشی حرفه ای کسی است که از استعدادها و خلاقیتش در جهت انجام دادن بهتر امور  بهره کافی میبرد.  اهداف را شناسایی میکند، برنامه ریزی و سازماندهی می کند، تصمیم می گیرد و اجرا می کند. اگر در انجام کارها دچار اشتباه یا خطا شد آنرا را میپذیرد و  اصلاح میکند.
برخلاف تصور عموم مردم ، وظیفه منشی فقط پاسخگویی به تلفن ها و  هماهنگ کردن ملاقات ها نیست. او به عنوان نماینده مدیریت اولین برخورد را با مراجه کنندگان خواهد داشت. بنابراین، باید تلاش کند تا با هر کس مطابق موقعیت اجتماعی و شخصیتش رفتاری مناسب و قابل توجه  داشته باشد و بتواند تصویری واضح از شرکت خود را در ذهن دیگران  نمایان کند.
 
لینک منبع
  • 2742 بار نمایش
ورود
نام کاربری
کلمه عبور
رمز عبور خود را فراموش کرده اید ؟ یادآوری رمز عبور
© 1398, All rights reserved Entitex Co